Svenska myndigheter upphandlar för stora summor varje år. Enlig uppgift från upphandlingsmyndigheten rör det sig om affärer för 706 miljarder kronor i de över 18 000 upphandlingar som årligen annonseras. Den vanligaste anbudsgivaren i en sådan upphandling är ett aktiebolag med färre än 50 anställda.
Hur gör du som företagare om du vill leverera varor eller tjänster till en myndighet?
Myndigheterna annonserar större upphandlingar i allmänt tillgängliga databaser. Exempel på sådana databaser är TED, e-Avrop, TendSign och Kommers Annons. Här kan du som företagare registrera dig för att hålla dig uppdaterad på vilka upphandlingar som är aktuella just nu. Du kan sedan ladda ner dokument och lämna anbud när en intressant upphandling kommer upp.
När en upphandling annonseras inom ditt område, gå igenom underlaget noggrant och gör en tidsplan för när du ska ha genomfört de olika delarna. Utse personer i företaget som har ansvar för att genomföra de krav som ställs eller ta fram de intyg som efterfrågas. Även referenser som visar hur företaget genomfört tidigare uppdrag kan efterfrågas i underlaget. Upphandlingsprocessen är noga reglerad i bland annat lagen om offentlig upphandling (LOU). När det gäller vad som ska upphandlas, det vill säga behovet, har myndigheten en stor frihet. Därför är ingen upphandling den andra lik.
Som stöd för hur ditt anbud ska utformas kan du som företagare begära ut det nuvarande avtalet eller det anbud som vann upphandlingen förra gången. Det är även viktigt att kontrollera när i processen ett krav ska vara uppfyllt och förhålla sig till det. Vissa krav ska uppfyllas vid inlämning av anbudet, andra vid tiden för avtalets tecknande och ytterligare andra under avtalstiden.
Finns det otydligheter i underlaget från myndigheten så ställ de frågor du har så snart de uppkommer. Då har myndigheten möjlighet att förtydliga eller plocka bort sådant som inte ska vara med. Frågor och svar som rör upphandlingen är synliga för alla som vill se dem inom ramen för databasen. Sista dag för att ställa frågor ska framgå av myndighetens underlag.
Ibland har myndigheten dialogmöten med företag innan de annonserar en upphandling. Syftet med dialogen kan vara att se vilka leverantörer som finns på marknaden och vilka olika lösningar som finns för att tillgodose myndighetens behov. Vill du som företagare vara med på ett tidigt stadium ger dialogmöten en sådan möjlighet. På myndighetens hemsida informeras vanligtvis om kommande dialogmöten. Du kan även ta kontakt med myndighetens upphandlare för information.
Behöver du hjälp med att svara på en upphandling eller har du andra frågor som rör upphandling är du välkommen att höra av dig till Rebecka Rasmuson som är vår expert inom området.
