Årsstämma och röstlängd

Våren är ju traditionellt tiden för att hålla årsstämmor i aktiebolag. En basal men oerhört viktig fråga är stämmans röstlängd och vad ska den innehålla!

Så kom nu ihåg att röstlängden är en lista på:
• namnen på de aktieägare som är/var med på stämman,
• hur många aktier och röster varje aktieägare har samt
• om en aktieägare var företrädd av ett ombud ska det också stå vem ombudet var.

Det är stämmans ordförande som tar fram röstlängden. Stämman ska granska och godkänna den, vilket är en obligatorisk punkt i dagordningen.

Aktiebok

En aktiebok kan föras på olika sätt, exempelvis på papper eller i elektroniskt format på datorn. Oavsett vilket sätt man för aktieboken på måste den innehålla vissa uppgifter:
– varje aktienummer,
– aktieägares namn och personnummer, organisationsnummer eller annat identifieringsnummer samt adress,
– vilket slag varje aktie tillhör, om det finns aktier av olika slag i bolaget,
– huruvida aktiebrev har utfärdats, och
– i förekommande fall, att aktien omfattas av särskilt förbehåll. (t.ex. omvandlingsförbud, hembudsförbehåll, samtyckesförbehåll, förköpsförbehåll eller inlösenförbehåll.)

Ytterligare information kan behövas i vissa fall, exempelvis när det finns olika aktieslag eller om det i bolagets bolagsordning finns begränsningar för hur aktierna får överlåtas.

Varför är det viktigt att ha en aktiebok?

Den som missköter uppgiften att föra aktiebok riskerar straffansvar, i normala fall böter. Det är också viktigt att föra aktiebok av den orsaken att det är aktieboken som avgör vem som har rätt att rösta på bolagsstämman samt få ta del av beslutad vinstutdelning.
För det fall man avser att sälja sitt bolag kan oklara förhållanden i aktieboken medföra problem, vilket är ett ytterligare skäl att hålla koll på aktieboken.

Hur länge ska aktieboken sparas?

Skyldigheten att föra aktiebok gäller under hela den tid som bolaget är aktivt. Om man beslutar sig för att lägga ned bolaget ska aktieboken sparas i tio år. Det gäller oavsett om den förs i fysisk eller digital form.