Alla aktiebolag är skyldiga att föra aktiebok vilken ska upprättas på initiativ av styrelsen och föras med automatiserad behandling. Detta gäller dock inte i ”vanliga aktiebolag”, dvs. små och mindre privata bolag, i sådana fall kan aktieboken även föras i bokform eller i ett betryggande lösblads- eller kortsystem. Aktieboken ska upprättas så snart samtliga stiftare har undertecknat stiftelseurkunden. Därefter ska aktieboken hela tiden uppdateras så fort aktiekapitalet på något sätt förändras.

Syftet med att föra en aktiebok är att aktieägarna ska kunna utöva sina rättigheter mot bolaget och att samtliga ägarförhållanden i bolaget ska framgå på ett tydligt sätt. En aktiebok måste innehålla vissa uppgifter. För ett bolag som inte är ett avstämningsbolag måste aktieboken innehålla följande:

– varje aktienummer,

– aktieägares namn och personnummer, organisationsnummer eller annat identifieringsnummer samt adress,

– vilket slag varje aktie tillhör, om det finns aktier av olika slag i bolaget,

– huruvida aktiebrev har utfärdats, och i förekommande fall, att aktien omfattas av särskilt förbehåll (t.ex. omvandlingsförbud, hembudsförbehåll, samtyckesförbehåll, förköpsförbehåll eller inlösenförbehåll).

Det är styrelsen som ansvarar för att upprätta en aktiebok. Aktieboken är offentlig i ”vanliga aktiebolag”, dvs. bolag som inte är avstämningsbolag. Det innebär att aktieboken ska hållas tillgänglig för allmänheten hos aktiebolaget. Skyldigheten att föra aktiebok gäller under hela den tid som bolaget är aktivt. Om man beslutar sig för att lägga ned bolaget ska aktieboken sparas i tio år. Det gäller oavsett om den förs i fysisk eller digital form.

Den som missköter uppgiften att föra aktiebok riskerar straffansvar, antingen i form av böter eller rent av fängelse. Det är också viktigt att föra aktiebok av den orsaken att det är aktieboken som avgör vem som har rätt att rösta på bolagsstämman samt få ta del av beslutad vinstutdelning. För det fall man avser att sälja sitt bolag kan oklara förhållanden i aktieboken medföra problem, vilket är ett ytterligare skäl att hålla koll på aktieboken.

I en aktiebok för ett avstämningsbolag tillkommer ett krav på att det ska framgå hur många aktier varje aktieägare innehar och av vilket slag dessa är.

Om ett aktiebrev har förkommit eller om man kan anta att det har förstörts måste brevet dödas för att ägaren ska kunna få ut ett nytt exemplar. Detta görs med stöd av lagen om dödande av förkommen handling. I ansökan ska det framgå hur man tror att handlingen har försvunnit eller förstörts. Om det finns en kopia ska en sådan bifogas ansökan. Saknas det en kopia av handlingen ska det på annan tillförlitlig grund presenteras vilket innehåll handlingen hade. Ansökan ska sedan lämnas in till Bolagsverket. Dödandeprocessen pågår i minst ett år då dödandet ska kungöras under tolv månader i Post- och Inrikes Tidningar. Först efter tolv månader kan processen anses vara slutförd.

Behöver ditt bolag rådgivning rörande aktiebok är du välkommen att höra av dig till oss.